نحوه پیام دادن رسمی

طرز پیام دادن رسمی برای رسیدن به هدف چگونه است؟

نحوه پیام دادن رسمی در هر موقعیت و شرایطی متفاوت است و اصول و آداب خودش را دارد. طرز پیام دادن رسمی در موقعیت‌های مختلف را طبق منابع معتبر در این مطلب بخوانید.

قبل از شروع موضوع لازم است ذکر کنم منظور از پیام دادن رسمی در اینجا صرفا ارسال پیام توسط ابزارهای ارتباطی (مثل ایمیل یا پیامک) نیست، چراکه ما در گفت‌وگوهای حضوری نیز در حال انتقال پیام به دیگری (یا دیگران) هستیم. اگر از دیدگاه محتوا به موضوع بنگرید، حتی طرز لباس پوشیدن شما نیز پیامی به دیگران منتقل می‌کند. با این پیش‌زمینه بیایید بحث را آغاز کنیم.

طرز پیام دادن رسمی در موقعیت‌های مختلف

به‌طور کلی، زمانی که شما قواعد و اصول رفتار رسمی را بدانید، در تمام موقعیت‌ها می‌توانید از آن استفاده کنید. در واقع باید بگویم طرز پیام دادن رسمی تا حد زیادی به موقعیت و زمینه‌ی گفت‌وگو وابسته است. بنابراین من سعی می‌کنم با نگاهی کلی به موضوع، آنچه را که در تحقیقاتم یافتم با شما در میان بگذارم و چهارچوب کلی را شرح دهم تا شما به فراخور موقعیت بتوانید از آن استفاده کنید و به هدف خود در گفت‌وگو برسید.

در اینجا لازم است ذکر کنم که این اصول نه‌فقط در ارتباطات اشخاص حقیقی با هم (مثل گفت‌وگوی شما با همکاران، دوستان و…)، بلکه در ارتباطات بین اشخاص حقوقی (مثل گفت‌وگوی کسب‌وکارتان با رقبا، شرکت‌های همکار و یا گفت‌وگوی کسب‌وکار با مشتریان) نیز صادق است.

با تسلط بر قوانین اساسی ارتباط، می‌توانید از آن‌ها برای دستیابی به اهداف یک گفت‌وگو استفاده کنید. به عبارت دیگر، فردی که این قوانین را می‌داند، مزیت قابل توجهی در مکالمه دارد.

تصور کنید بخواهید به کمک این تکنیک‌ها، از زبان کسب‌وکارتان با مشتریان صحبت کنید و هدف‌تان پرورش ارتباط با آنان و در نهایت تقویت درآمد بلندمدت‌تان باشد. قطعا آینده روشنی در انتظارتان خواهد بود!

قوانین ارتباط با مردم

اولین چیزی که باید در نحوه پیام دادن رسمی در ارتباطات خود با مردم بدانید، موقعیت و شرایط است. شما همواره باید از شرایط تبعیت کنید تا بتوانید ارتباط موثر و پرفایده‌ای برقرار کنید. فردی که هنر ارتباط و انتقال پیام را داشته باشد، می‌تواند توجه دیگران را روی خود متمرکز کند.

در اینجا گفتار شما از اهمیت زیادی برخوردار است. باید همیشه پیام خود را واضح بیان کنید تا در جایگاه نامناسب قرار نگیرید. به سرعت کلام و حجم صدای خود توجه کنید. اگر خیلی آهسته سخن بگویید، حوصله‌ی مخاطب را سر می‌برید و اگر زیادی رسا باشید، ممکن است باعث شوید مخاطب احساس ناراحتی کند. بنابراین سرعت کلام و حجم صدا را با توجه به موقعیت تنطیم کنید.

نکته‌ی دیگری که باید ذکر کنم، این است که گفت‌وگو یک مسیر دوطرفه است. به همین دلیل زمانی که مخاطب شما (یا مشتری شما) می‌خواهد پیامی منتقل کند، باید با دقت به او توجه کنید.

کلام مخاطب را به هیج‌دلیلی قطع نکنید و پس از اتمام آن، سعی کنید با شفاف‌سازی، درک خود را از سخنان وی بالا ببرید و سپس به سراغ ادامه بحث بروید. با این کار یک فضای محترمانه و قابل اعتماد برای مخاطب می‌سازید. همانطور که می‌بینید، این مسائل در ارتباط با مشتری بسیار مفید واقع می‌شوند.

زمانی که ارتباط حضوری برقرار می‌کنید، از ابزارهای غیرکلامی نیز به نحو احسن بهره ببرید. تماس چشمی داشته باشید و به نشانه‌ی فهمیدن پیام مخاطب سر خود را آهسته تکان دهید. یک قاعده‌ی طرز پیام دادن رسمی این است که اگر می‌خواهید لحن خاصی به کار ببرید، آن را در ابتدای جمله استفاده کنید.

با یک لبخند صمیمانه توجه مخاطب را به خود جلب کنید. راز لبخند گیرا در این است که نوع‌دوستی و لطافت را در خود پرورش دهید. افراد لبخند مصنوعی را به‌راحتی تشخیص می‌دهند. اگر حوصله‌ی خودسازی ندارید، برای داشتن لبخند واقعی، یک اتفاق خوشایند یا خنده‌دار را در ذهن خود بیاورید.

نکته مهم

نام افراد را در ارتباط خود بیاورید. بسته به این که مکالمه تا چه حد رسمی و مخاطب چه کسی و شرایط چگونه باشد، می‌توانید طرف مقابل را با نام کوچک، نام و نام خانوادگی و یا نام مسعتارش صدا بزنید. این کار باعث جذابیت فرد گوینده (شما) می‌شود..

اگر دقت کرده باشید، بسیاری از این اصول در تبلیغات حرفه‌ای هم رعایت می‌شوند. مثلا لبخند شخصی که پیام تبلیغاتی را بیان می‌کند، یا آوردن نام شما در پیامک‌های تبلیغاتی که دریافت می‌کنید. در اینجا لازم است یک ابزار مفید برای ارتباط با مشتری معرفی کنم تا بتوانید از این قواد برای تقویت شبکه کسب‌وکارتان بهره ببرید.

آوانک، نام یک سامانه‌ی ارسال پیام صوتی انبوه و اولین اپراتور پیام صوتی در کشورمان، ایران است. با پنل آوانک می‌توانید پیام‌های صوتی را در قالب تماس تلفنی به مخاطبان (مشتریان) برسانید. این سامانه امکانات بسیاری هم دارد که شرح آن از حوصله این مطلب خارج است. پیشنهاد می‌کنم خودتان نگاهی به سایت آوانک داشته باشید.

یک تفاوت بزرگ و مزیت ویژه این ابزار با سامانه‌های ارسال پیامک در این است که پیام‌ها در قالب صوت هستند. این یعنی شما می‌توانید بسیاری از قواعد ارتباطی‌ای را که در این مطلب گفتم، برای ارتباط با مشتری به‌کار ببرید. حال که این ابزار را معرفی کردم، به سراغ قوانین تلفنی در مجموعه اصول نحوه پیام دادن رسمی برویم.

قوانین ارتباط تلفنی

بخش قبلی به شما در ارتباط مستقیم با مشتری کمک زیادی می‌کرد، حتی در زمینه‌ی پیام‌های تبلیغاتی هم تا حد خوبی مفید واقع می‌شد. این بخش به شرح قوانین تلفنی می‌پردازد که برای استفاده از پنل پیام صوتی آوانک هم بسیار کاربرد دارد. به‌هرحال اگر ابزاری به شما معرفی می‌کنم، باید طرز استفاده از آن را هم نشان دهم. درست نمی‌گویم؟! از این گذشته، تماس تلفنی بخش بزرگی از ارتباطات روزانه ما را تشکیل می‌دهد، چه در فضای شخصی و چه در فضای کسب‌وکار.

ارتباطات تلفنی هم مانند سایر تعاملات، از قوانین و هنجارهای خاص خود پیروی می‌کنند. آگاهی از این قوانین و هنجارها، به شما امکان برقراری یک تماس تلفنی موثر و شایسته را می‌دهد. به بیان بهتر باید اینطور بگویم: اگر تکنیک‌های ارتباطات تلفنی را ندانید، ارتباط تلفنی در واقع مانعی بین شما و مخاطب است، اما زمانی که تکنیک‌ها را بدانید، تلفن تبدیل به سلاح و متحد شما می‌شود.

اولین مسئله در یک تماس تلفنی، فکر کردن در مورد گفت‌وگوست. یعنی قبل از تماس ببینید راجع به چه چیزی می‌خواهید صحبت کنید. ساختار احتمالی گفت‌وگو را بسنجید (یا اگر پیام یک‌طرفه می‌فرستید، ساختار پیام را بسنجید). ایرادات احتمالی و سوالاتی که ممکن است برای مخاطب پیش بیاید را پیش‌بینی کنید.

یک نکته‌ی مهم در نحوه پیام دادن رسمی تلفنی برای کسب‌وکارها این است که باید همیشه لیست اجناس و قیمت را دم دست داشته باشید. یا به‌طور کلی، تا حد امکان لقمه را برای مشتری آماده کنید.

در پیام‌های صوتی و مکالمات تلفنی، سعی کنید تا حد امکان خلاصه و مفید باشید. به‌عنوان مثال، اگر پیام شما در رابطه با معرفی یک محصول است، مطالب مهمی که مخاطب به آن نیاز دارد بیان کنید و از زیاده‌گویی و تعریف و تمجید بیش از حد بپرهیزید. یا در مثالی دیگر، اگر از وب‌سرویس آوانک – یکی از امکانات ابزاری که معرفی کردم؛ به شما اجازه می‌دهد سامانه را به سایت یا اپلیکیشن خود متصل کنید تا پیام صوتی خودکار ارسال شود – استفاده کرده باشید تا مشتری بعد از سفارش محصول پیامی دریافت کند، سعی کنید در آن پیام خیلی خلاصه و مفید مشخصات سفارش، وضعیت ارسال و تاریخ تحویل را برسانید (یا هر اطلاعات مهمی که مشتری واقعا به آن احتیاج داشته باشد).

پیام یا مکالمه را دوستانه و آرام پیش ببرید و کم‌کم انرژی را افزایش دهید. سپس با یک نکته مثبت یا یک ارزش خاص (برای مشتری) به پایان برسانید. در صورتی که بخواهید از مشتری دعوت کنید تا از فروشگاه شما دیدن کند، مکالمه را به گرمی و ملایمت تمام و حس ثبات و امنیت را القا کنید.

یکی از تکنیک‌های جالب، موثر اما ظریف این است که از مخاطب خود کپی کنید. به این معنی که اگر او آرام صحبت می‌کند، شما هم آرام صحبت کنید و اگر سریع حرف می‌زند شما هم سرعت را بالا ببرید. اگر مخاطب کلمات را با تاکید بیان می‌کند شما هم در گفتار خود تاکید به‌کار ببرید و اگر نرم و کش‌دار حرف می‌زند شما هم از او تقلید کنید. این کار باعث می‌شود فضای گفت‌وگو برای مخاطب راحت و مطلوب شود. اما باید خیلی دقت کنید که تقلید شما آنقدر واضح نباشد که مخاطب احساس کند در حال مسخره کردن او هستید.

از آنجایی که در تماس تلفنی، ابزارهای غیرکلامی (مانند ارتباط چشمی) را در اختیار ندارید، باید با پاسخگویی به‌موقع به اظهارات مخاطب، او را از توجه خود مطلع کنید. استفاده از عباراتی مثل «من شما را درک می‌کنم» یا «این خیلی عالی است» نمونه‌ای از تاییدهای کلامی هستند.

طرز پیام دادن رسمی در فضای تلفنی ایجاب می‌کند که قبل از شروع مکالمه از مخاطب اجازه بگیرید. ببینید که آیا او اصلا فرصت صحبت دارد یا خیر! اگر بدموقع تماس گرفته باشید و مخاطب به هر دلیلی برای ارتباط تلفنی راحت نباشد، کل مکالمه‌ی شما بی‌اثر خواهد شد.

فضای ارتباطی در دنیای مدرن تا حد زیادی به فضاهای اینترنتی هم کشیده شده، بنابراین طرز پیام دادن رسمی و یا به‌طور کلی شیوه ارتباط در شبکه‌های اجتماعی هم بسیار مهم است. اما از آنجایی که مبحث شبکه‌های اجتماعی گستردگی و تنوع خاص خود را دارد و با مسائل دیگری هم درگیر است، ترجیح دادم مطالب را در مقاله‌ای دیگر تحت عنوان آموزش استفاده از شبکه‌های اجتماعی و با هدف متفاوتی بیان کنم.

کلام پایانی

ارتباطات جزئی جدانشدنی از زندگی ما انسان‌ها هستند و ما می‌توانیم به‌راحتی ادعا کنیم که اگر کسی مهارت‌های ارتباطی را نداشته باشد، در زندگی شخصی و تجاری خود تا حد زیادی عقب می‌ماند.

در رابطه با ابزاری که به شما معرفی کردم یک توضیح دیگر وجود دارد که باید با شما در میان بگذارم. سامانه‌ی پیام صوتی آوانک صرفا یک ابزار مصرفی نیست و به افرادی که علاقه‌مند باشند نمایندگی پنل صوتی می‌دهد. اما این نمایندگی چه تفاوتی دارد که خواستم آن را در انتهای این مطلب ذکر کنم؟ این که شما می‌توانید تحت نام تجاری خودتان و با ظاهر شخصی‌سازی‌شده و طرح‌ها و قیمت‌گذاری شخصی خودتان، پنل را به فروش برسانید و خدمات ارائه دهید. بنابراین اگر فرصتی داشتید، به نمایندگی پنل صوتی آوانک نگاهی بیندازید.

امیدوارم از این مطلب لذت برده باشید و توانسته باشم مفید واقع شده باشم. لطفا اگر سوالی دارید در بخش نظرات بنویسید. فراموش نکنید، این یک بحث و گفت‌وگو است و من منتظر پیام‌های شما هستم. اوقات خوشی داشته باشید.